Pengertian Standard Operating Prosedur (SOP) atau Sistem Tata Kerja merupakan perangkat yang memandu setiap individu dan unit kerja di dalam institusi untuk melaksanakan aktivitasnya secara konsisten, dalam rangka mencapai tujuan yang diinginkan. Jadi SOP merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional institusi berjalan dengan lancar.
Penggunaan SOP dalam institusi bertujuan untuk memastikan institusi beroperasi secara konsisten, efektif, efisien, sistematis dan terkelola dengan baik, untuk menghasilkan produk/jasa yang dimiliki mutu konsisten dengan standar yang telah ditetapkan.
Manfaat Standard Operating Prosedur (SOP)
Beberapa manfaat standard operating prosedur (SOP) dalam institusi antara lain sebagai berikut:
- Sebagai dokumen referensi mengenai kebijakan yang telah ditetapkan oleh institusi.
- Sebagai panduan standar untuk pelaksanaan aktivitas institusi, baik aktivitas operasional/teknis maupun administratif, yang menjelaskan ruang lingkup aktivitas, alur aktivitas, serta wewenang pejabat atau unit kerja terkait dalam lingkup tersebut.
- Sebagai pedoman dalam birokrasi/hierarki pengambilan keputusan dan validasi rangkaian kegiatan institusi.
- Untuk menjamin konsistensi dan keandalan kegiatan produksi serta penyampaian produk kepada pelanggan.
- Untuk menjamin efektivitas dan efisiensi aktivitas kerja, serta mencegah pemborosan sumber daya (tenaga, biaya, material, waktu)
- Untuk menjaga tingkat kinerja setiap unit kerja agar tetap konsisten dengan menetapkan indikator kinerja masing-masing unit kerja.
- Untuk meminimalkan risiko kesalahan, pelanggaran atau kegagalan dalam masing-masing aktivitas kerja.
- Menghindari terjadinya one man show dalam institusi sehingga institusi dapat beroperasi secara berkesinambungan, walaupun terjadi pergantian personil yang bertanggung jawab terhadap aktivitas kerja tersebut.
- Memastikan setiap aktivitas kerja dilaksanakan sesuai standar keselamatan dan kesehatan kerja sehingga aman bagi individu/unit kerja yang terlibat ataupun bagi lingkungan di sekitarnya.
- Sebagai referensi pada saat institusi diinspeksi atau diaudit, baik audit internal maupun audit eksternal.
- Sebagai acuan untuk memecahkan masalah apabila terjadi hambatan, komplain, perselisihan atau konflik.
- Sebagai perangkat untuk melindungi tenaga kerja apabila terdapat tuduhan kecurangan atau pelanggaran.
- Sebagai acuan/dasar hukum untuk mengambil tindakan saat terjadi kecurangan atau pelanggaran.
- Digunakan untuk bahan pelatihan pada saat ada pekerja baru, pada saat terjadi perubahan struktur institusi, atau jika perlu adanya sosialisasi aktivitas kerja yang baru.
- Sebagai acuan/referensi dalam menyusun job description dan indikator kinerja.
- Sebagai acuan untuk melakukan tindakan korektif dan tindakan pencegahan.
- Sebagai acuan dalam mengembangkan sistem informasi manajemen terpadu dalam institusi.
- Sebagai acuan manajemen institusi untuk menjelaskan kepada pihak eksternal (auditor, inspeksi, media dan publik) bagaimana sebuah proses atau aktivitas di dalam institusi dijalankan.
